QUY TRÌNH GỬI BẢNG ĐIỂM, GIẤY TỜ DU HỌC
SANG TRƯỜNG NƯỚC NGOÀI QUA EMAIL HOẶC BƯU ĐIỆN
Thân chào các bạn SV,
VP gửi các bạn hướng dẫn trong việc niêm phong bì thư, gửi các giấy tờ du học sang trường nước ngoài qua email, bưu điện như sau:
1. Đối tượng áp dụng:
- SV chương trình CLC, Tài năng, CTTT, Liên kết, SV CT Chuẩn ngành CNTT Việt - Nhật hiện đã tốt nghiệp (cựu sinh viên) hoặc đang học và không nợ học phí tại UIT.
2. Gửi các giấy tờ qua email:
- Giấy tờ này bao gồm: bảng điểm theo yêu cầu, Transcript Request Form, College TR Report,... tùy theo yêu cầu của trường nước ngoài mà SV muốn ứng tuyển.
- SV vui lòng thực hiện theo các bước sau:
+ B1: Đăng ký bảng điểm trên hệ thống và chờ trạng thái đã in. Khi trạng thái bảng điểm trên hệ thống chuyển sang “đã in”, SV thực hiện thanh toán theo hướng dẫn tại đây.
+ B2: Gửi email về VPĐB các yêu cầu của trường nước ngoài, đồng thời báo về tình trạng bảng điểm + gửi kèm ảnh giao dịch chuyển phí in bảng điểm, cùng các giấy tờ cần UIT xác nhận.
Các giấy tờ khác có liên quan => vui lòng thực hiện điền thông tin theo yêu cầu của trường nước ngoài, những thông tin nào do UIT bắt buộc xác nhận - SV vui lòng ghi rõ trong email.
+ B3: VP phản hồi SV qua email và hỏi rõ các nội dung chưa được đề cập để tư vấn và xử lý.
+ B4: VP gửi email sang trường nước ngoài.
3. Gửi bì thư niêm phong sang trường nước ngoài:
- Hiện nay, để SV chủ động chọn dịch vụ gửi thư, VP chỉ hỗ trợ niêm phong bì thư, sau đó SV nhận và tự gửi thư sang trường nước ngoài qua đường bưu điện. Quy trình như sau:
+ B1: SV chuẩn bị các giấy tờ như bảng điểm, bảng sao bằng TN/ bản photo bằng TN có công chứng, Transcript Request Form, College TR Report,...
Nếu chưa có bảng điểm thì đăng ký trên hệ thống và thực hiện thanh toán như bước 1 của quy trình gửi email sang trường nước ngoài.
+ B2: Gửi email về VP ghi rõ yêu cầu của trường nước ngoài, ghi rõ và gửi mẫu những giấy tờ cần sự xác nhận của Trường, đồng thời thông báo về việc đã in bảng điểm và thanh toán phí.
Trường hợp trường nước ngoài yêu cầu gửi email và gửi thư, SV có thể kết hợp 02 quy trình này để được thực hiện nhanh chóng.
* Lưu ý: VP không hỗ trợ SV thực hiện hay cung cấp bảng photo bằng TN có công chứng dù SV có nhận bằng TN hay chưa. SV phải tự thực hiện ở các phòng công chứng hoặc tại UBND xã/ phường/ thị trấn,...
+ B3: VP phản hồi SV qua email và hỏi rõ các nội dung chưa được đề cập để tư vấn và xử lý. SV nộp đầy đủ các giấy tờ cần có trong bì thư. Bì thư do VP chuẩn bị.
+ B4: VP kiểm tra hồ sơ và gửi phòng TCHC kiểm tra, niêm phong bì thư.
+ B5: VP báo SV đến nhận bì thư sau khi đã hoàn thành niêm phong.
- SV hiện đã ở nước ngoài có thể nhờ người thân hoặc bạn bè đến nhận bì thư đã niêm phong tại phòng E2.1 trong giờ hành chính.